Last Updated: December 2025
The Certified Society (“we,” “our,” “us”) is committed to protecting your personal data.
We provide notary services, apostille processing, immigration form preparation, ITIN/EIN filings,
LLC formation, certified translations, and administrative services. This Privacy Policy explains
how we collect, use, store, and protect your information.
1. Information We Collect:
• Identity information (name, DOB, address, phone, email, signatures)
• Government ID and legal information (passports, DL, consular IDs, ITIN/EIN, tax info, immigration docs)
• Minor information with parental authorization
• Documents for notary, apostille, immigration, or business filings
• Website technical data (cookies, IP, browser data)
2. How We Use Your Information:
• To provide services you request
• To verify identity
• To communicate with you
• To meet notary compliance laws
• To submit filings with your authorization (IRS, USCIS, SOS, etc.)
We do NOT sell your information.
3. Confidentiality:
As a Texas Notary Public, journal entries are confidential and only released
if required by law or subpoena.
4. Sharing of Information:
Your information may be shared only with:
• Government agencies for filings requested by you
• Apostille authorities
• Payment processors
• Third‑party service providers (email, scheduling, secure storage)
• Law enforcement when legally required
5. Security:
We use encryption, password‑protected systems, and secure storage.
6. Data Retention:
• Notary journal: as required by Texas law
• ITIN/EIN/tax docs: up to 7 years
• Administrative docs: 3–7 years
• Website form submissions: 12 months
7. Your Rights:
You may request access, corrections, or deletion where legally permitted.
8. Children’s Privacy:
We only collect minor data with parental consent for ITIN, passports, or dual citizenship.
9. Updates:
We may update this policy at any time.
Contact:
The Certified Society
512mobilenotary@gmail.com
512‑541‑9153
Austin, Texas
Política de Privacidad
Última Actualización: diciembre 2025
The Certified Society (“nosotros”) se compromete a proteger su información personal.
Ofrecemos servicios de notaría, apostilla, preparación de formularios migratorios, ITIN/EIN,
formación de LLC, traducciones certificadas y apoyo administrativo.
1. Información que Recopilamos:
• Identificación personal
• Documentos gubernamentales y legales
• Información de menores (con permiso)
• Documentos para notaría, apostilla o formularios
• Datos técnicos del sitio web
2. Cómo Usamos Su Información:
• Para proporcionar servicios
• Para verificar identidad
• Para cumplir con la ley notarial
• Para enviar formularios autorizados por usted
No vendemos su información.
3. Confidencialidad:
El registro notarial se mantiene seguro y solo se revela con orden legal.
4. Con Quién Se Comparte:
• Agencias gubernamentales cuando usted solicita trámites
• Autoridades de apostilla
• Procesadores de pago
• Servicios externos
• Agencias legales cuando es requerido
5. Seguridad:
Usamos métodos protegidos y encriptados.
6. Conservación:
• Diario notarial: según ley
• ITIN/EIN/impuestos: hasta 7 años
• Documentos administrativos: 3–7 años
• Formularios web: 12 meses
7. Derechos del Usuario:
Puede solicitar acceso, correcciones o eliminación.
8. Menores:
Solo recopilamos información con permiso de los padres.
9. Cambios:
La política puede actualizarse en cualquier momento.
Contacto:
The Certified Society
512mobilenotary@gmail.com
512‑541‑9153
Austin, Texas